Privacyverklaring

 

1. Inleiding

De Federatie Medisch Specialisten (“de Federatie”) is een federatie van verenigingen van medisch specialisten en van verenigingen van klinisch fysici, klinisch chemici en van ziekenhuisapothekers. Als gevolg van het lidmaatschap van een wetenschappelijke vereniging is een lid van die wetenschappelijke vereniging die praktiserend medisch specialist, klinisch fysicus, klinisch chemicus of ziekenhuisapotheker is, automatisch aangeslotene van de Federatie.

 
Als medisch specialist bent u via de Federatie tevens automatisch verbonden met de landelijke artsenfederatie KNMG (Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst). Wanneer u daarnaast tevens werkzaam bent als medisch specialist in dienstverband, dan bent u voor zover gewenst tevens lid van de LAD (Landelijke vereniging van Artsen in Dienstverband).
 
De Federatie is gevestigd aan de Mercatorlaan 1200 (3528 BL) te Utrecht en is ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 40483480. 
 
De Federatie is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de Federatie:
- via haar leden, de wetenschappelijke verenigingen, ontvangt
- rechtstreeks van u ontvangt doordat u deze uit eigen beweging aan de Federatie verstrekt, zoals via overeenkomsten, correspondentie, deelname aan een werkgroep/commissie,  deelname aan door de Federatie georganiseerde activiteiten (bijvoorbeeld een congresbezoek)
- verkrijgt als gevolg van gebruik van de website van de Federatie of andere digitale kanalen (o.a. de website en app)
- ontvangt van het Kennisinstituut indien u namens de Federatie deelneemt in een werkgroep en wordt betrokken bij het uitvoeren van kwaliteitsprojecten en -beleid of van Stichting SOVAF indien u daarvan deelnemer bent geworden.
 
De aangeslotenen van de Federatie, de bezoekers en gebruikers van onze digitale kanalen of deelnemers aan werkgroepen/commissies moeten erop kunnen vertrouwen dat de Federatie zorgvuldig en veilig met de verzamelde persoonsgegevens omgaat. De Federatie is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft onder meer door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, en transparantie.
 
In deze privacyverklaring beschrijven wij welke persoonsgegevens wij van u ontvangen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan en welke rechten in dat kader aan u toekomen.
 

2. Persoonsgegevens, doeleinden en verwerkingsgronden

 
Categorieën van persoonsgegevens 
 
Een persoonsgegeven is ieder gegeven, dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren. Een persoonsgegeven kan een naam of telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een geboortedatum of e-mailadres zijn. De Federatie verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens:
Categorieën van persoonsgegevens.
 
1. NAW-gegevens (voorletter(s); voornaam; tussenvoegsel(s); achternaam; titel achternaam; privéadres; huisnummer; huisnummer toevoeging; postcode; woonplaats; land)
2. Overige persoonskenmerken (geslacht; geboortedatum)
3. Specialisme gegevens ((medisch) specialisme(n); naam wetenschappelijke vereniging; naam organisatie/instelling waar aangeslotene werkzaam is; werkzaam in vrij beroep, dienstverband ziekenhuis, umc, ggz-instelling, overig)
4. Communicatiegegevens (telefoonnummers (mobiel) privé en werk; email privé en werk)
5. Administratiegegevens ((uniek)lidmaatschapsnummer; bankgegevens)
 
Doeleinden van de gegevensverwerking
 
De Federatie verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:  
 
1. Het voeren van een administratie van de Federatie en ten behoeve van het realiseren van de statutaire doelstellingen van de Federatie;  
2. Om het verlenen van (individuele) (juridische) dienstverlening aan u mogelijk te maken en om, waar van toepassing, facturen te kunnen sturen voor die dienstverlening;
3. Om achterbanpeilingen te faciliteren en te coördineren in het kader van (collectieve) belangenbehartiging op het gebied van onder meer beroepsbelangen, kwaliteit, opleiding, wetenschap en innovatie;
4. Om contact te kunnen onderhouden met en tussen de leden en de (plaatsvervangende) vertegenwoordigers in commissies/werkgroepen/raden/algemene vergadering;
5. Om informatie omtrent (collectieve) producten en diensten van of vanuit de Federatie toe te sturen welke van belang kunnen zijn voor de aangeslotenen, waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven, en om u per post het magazine van de Federatie toe te zenden;
6. Voor historische, statistische en archiefdoeleinden;
7. Voor het onderhouden, verbeteren en beveiligen van de website of andere (digitale) kanalen;
 
Grondslagen van de gegevensverwerking
 
De Federatie waarborgt dat uw persoonsgegevens uitsluitend op rechtmatige gronden worden verwerkt. Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn:
 
1. De verwerking van uw persoonsgegevens is door de Federatie noodzakelijk in het kader van uw lidmaatschap van de wetenschappelijke vereniging en uw status van aangeslotene bij de Federatie. Als lid en aangeslotene heeft u statutaire rechten en verplichtingen en voor het uitvoeren en waarborgen daarvan is het noodzakelijk dat de Federatie uw persoonsgegevens verwerkt. De verwerkingsgrondslag betreft zodoende de noodzaak tot uitvoering van een overeenkomst die u als lid en aangeslotene bent aangegaan met uw wetenschappelijke vereniging en de Federatie.
2. De Federatie verwerkt uw gegevens tevens met het oog op gerechtvaardigde belangen van de Federatie, de wetenschappelijke verenigingen en derden. Onder deze gerechtvaardigde belangen moeten in ieder geval worden begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van de Federatie, de wetenschappelijke verenigingen en die derden.
3. Indien de Federatie uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden op de grondslag van uw uitdrukkelijk toestemming.
 
De Federatie maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die is gebaseerd op persoonsgegevens en/of tot stand is gekomen met toepassing van profiling. 
 

3. Met wie delen wij persoonsgegevens?

 
De Federatie gaat discreet en zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zal uw gegevens nooit zonder uw uitdrukkelijke toestemming verstrekken aan derden voor (direct) marketingdoeleinden. De Federatie verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden om haar verplichtingen tegenover u te kunnen voldoen, om ervoor te zorgen dat derden aan hun verplichtingen jegens u kunnen voldoen of omdat de Federatie daartoe wettelijk is gehouden.
 
Vanwege de statutaire samenhang en verplichtingen jegens de KNMG en de LAD en uw status als lid van een wetenschappelijke vereniging en aangeslotene van de Federatie verstrekken wij voor zover nodig uw persoonsgegevens daarom ook aan de KNMG en de LAD. Deze verenigingen zullen uw persoonsgegevens verwerken met het oog op het aanbieden van hun (collectieve) diensten aan u en met het oog op het realiseren van de statutaire doelstellingen van de KNMG en de LAD. 
 
Voorts kan de Federatie in voorkomende gevallen uw persoonsgegevens verstrekken aan het Kennisinstituut van Medisch Specialisten B.V. (“Kennisinstituut”) of de Stichting Kwaliteitsgelden Medisch Specialisten (“SKMS”) doch uitsluitend indien en voor zover u door een van deze organisaties wordt betrokken bij het uitvoeren van kwaliteitsprojecten en -beleid van wetenschappelijke verenigingen en de Federatie. Deze organisaties kunnen zelf ook uw toestemming vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens met het oog op uw deelname.
 
Voor de wijze waarop de KNMG, LAD, Kennisinstituut of SKMS omgaan met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar de privacyverklaringen van deze organisaties.
 
Wij kunnen voorts derden inschakelen die ten behoeve van de Federatie uw persoonsgegevens verwerken. U kunt hierbij denken aan het laten verzenden van nieuwsbrieven of De Medisch Specialist. Deze derden zijn verwerkers van de Federatie en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van de Federatie en voor geen enkel ander doel. Indien de Federatie verwerkers inschakelt zal zij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerkers conform de wet- en regelgeving uw persoonsgegevens verwerkt en de Federatie daaromtrent instructies kan geven aan de verwerker. 
 
Wij verstrekken uw gegevens niet aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.
 

4. Bewaartermijnen

 
Uw gegevens worden in ieder geval opgeslagen gedurende uw lidmaatschap van de wetenschappelijke vereniging en zolang u uit dien hoofde ook aangeslotene bent van de Federatie.  Uw persoonsgegevens worden na het beëindigen van uw lidmaatschap en aansluiting bij de Federatie niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt of zolang de Federatie bij wet verplicht is om te doen. Daarna wordt een minimale set van uw persoonsgegevens nog slechts bewaard voor archief- en statistische doeleinden.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

 
De Federatie treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.
 
Binnen de Federatie kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie noodzakelijkerwijs toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een contractuele geheimhoudingsplicht.
 

6. Voor bezoekers en gebruikers van onze digitale kanalen 

 
Cookies
 
De Federatie maakt op haar websites en app gebruik van cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van haar websites en app. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of telefoon worden opgeslagen en bij volgende bezoeken aan de websites worden teruggestuurd naar de server. Door gebruik te maken van onze websites of app kunnen cookies worden geplaatst en kan door de Federatie toegang tot die cookies worden verkregen. Cookies kunnen uw computer, tablet of telefoon of bestanden die daarop staan niet beschadigen.
 
Wij gebruiken zowel eigen cookies (first party cookies) als cookies van derden (third party cookies bijvoorbeeld van YouTube of Vimeo, om het mogelijk te maken (embedded) video’s op onze website te tonen. Eigen cookies zijn door of voor ons gemaakt, worden door ons op uw computer, tablet of telefoon geplaatst en alleen wij hebben toegang tot deze cookies. Cookies van derden worden door deze derden gemaakt en geplaatst en alleen de derde partij heeft toegang tot die cookies. Wij hebben geen zeggenschap over de inhoud en werking van cookies van derden en zijn daarvoor ook niet verantwoordelijk. Zowel eigen cookies als cookies van derden kunnen tijdelijk of permanent op uw computer, tablet of telefoon worden geplaatst.
 
Google Analytics
 
De Federatie maakt gebruik van Google Analytics om meer te weten te komen over het gebruik van haar websites en app. Google Analytics plaatst permanente cookies op uw computer, tablet of telefoon. De door de cookies verzamelde gegevens worden door Google geanalyseerd en de resultaten worden aan de Federatie ter beschikking gesteld. Op basis van deze analyses kan de Federatie aanpassingen maken op haar digitale kanalen.
 
Sociale media buttons
 
Op de websites wordt gebruik gemaakt van sociale media buttons, bijvoorbeeld van Twitter. Via deze buttons kunt u informatie van de websites delen met anderen of aanbevelen. Via de sociale media buttons worden door derde partijen cookies geplaatst. Deze cookies kunnen uw gebruiksgemak optimaliseren maar ook uw surfgedrag volgen.
Via uw browser kunt u de instellingen voor het plaatsen van cookies aanpassen. U kunt uw instellingen zo aanpassen dat u tijdens het volgende bezoek aan de websites of app geen cookies ontvangt of dat u een melding krijgt wanneer er nieuwe cookies naar uw computer, tablet of telefoon worden gestuurd. Ook kunt u via uw browser cookies verwijderen. Indien u ervoor kiest om cookies uit te schakelen kan het zo zijn dat u niet meer van alle mogelijkheden van de websites of app van de Federatie gebruik kunt maken. Raadpleeg uw browserinstructies of de “help”-functie van uw browser om meer te weten te komen over de instellingen en het verwijderen van cookies.
 
Links naar andere websites
 
Op de websites kunnen links staan naar andere websites waar de Federatie geen toezicht op houdt. De Federatie is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens door deze websites.
 

7. Reglement verwerking persoonsgegevens en wijzigingen van ons privacybeleid

 
De Federatie werkt in afstemming met haar leden (de wetenschappelijke verenigingen) aan een Reglement Verwerking Persoonsgegevens (“RVP”) om de jegens elkaar geldende rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden vast te leggen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van de leden en de aangeslotenen.
 
Zodra het RVP van kracht wordt, zal in deze privacyverklaring een verwijzing naar het RVP worden opgenomen. 
 
De Federatie kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen conform de daarvoor geldende (statutaire) regelingen en procedures. Indien de wijzigingen voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij deze wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar, bijvoorbeeld door dit op de website bekend te maken.
 

8. Uw rechten

 
U heeft het recht de Federatie te verzoeken om:
 
- inzage te geven in uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer),
- uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer) -bij voorkeur via uw  wetenschappelijke vereniging- te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
- uw persoonsgegevens te beperken; en/of
- uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde. 
 
Indien en voor zover de Federatie uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. 
 
Voorts heeft u recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door de Federatie bezwaar te maken. 
 
Wij zullen uw verzoek beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek of bezwaar. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen indien de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen daartoe aanleiding geeft. We zullen u in dat geval informeren. 
 
U heeft tot slot op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
 

9. Contact

 
Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of indien u onjuistheden en/of onvolkomenheden signaleert op websites stellen wij het op erg op prijs als u dit bij ons meldt. U kunt contact met ons opnemen via: info@demedischspecialist.nl t.a.v. Kennis- en DienstverleningsCentrum.
 
 
Versie: 25 mei 2018