Privacyverklaring_SOVAF

1. Inleiding

 
Stichting Oud-leden en Voormalig Aangeslotenen FMS (“SOVAF”) stelt zich ten doel daar  waar mogelijk te voorzien in de belangen van haar deelnemers, een en ander voor zover zulks verband houdt met het behouden van rechten -anders dan vergader- en stemrecht- en/of voordelen die toekwamen aan seniorleden van de Federatie Medisch Specialisten (“de Federatie”), voormalig aangeslotenen van de Federatie die geen aangeslotenen van de Federatie meer kunnen zijn en senior medisch specialisten van de Landelijke vereniging van Artsen in Dienstverband (“LAD”) en voorts al hetgeen met één of ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de meest ruime zin van het woord.
 
SOVAF is gevestigd aan de Mercatorlaan 1200 (3528 BL) te Utrecht en is ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 62030159. 
 
SOVAF is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die SOVAF zelf verzamelt, doordat u deze uit eigen beweging aan SOVAF verstrekt, zoals via overeenkomsten en correspondentie. De deelnemers aan SOVAF moeten erop kunnen vertrouwen dat SOVAF zorgvuldig en veilig met de verzamelde persoonsgegevens omgaat. SOVAF is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft onder meer door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, en transparantie.
 
In deze privacyverklaring beschrijven wij welke persoonsgegevens wij van u ontvangen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan en welke rechten in dat kader aan u toekomen.
 
2. Persoonsgegevens, doeleinden en verwerkingsgronden
 
Categorieën van persoonsgegevens 
 
Een persoonsgegeven is ieder gegeven, dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren. Een persoonsgegeven kan een naam of telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een geboortedatum of e-mailadres zijn. SOVAF verzamelt en verwerkt van de deelnemers de volgende persoonsgegevens:
 
Categorieën van persoonsgegevens
 
1. NAW-gegevens (voorletter(s); voornaam; tussenvoegsel(s); achternaam; titel; privéadres; huisnummer; huisnummer toevoeging; postcode; woonplaats; land)
2. Overige persoonskenmerken (geslacht; geboortedatum)
3. Specialisme gegevens ((medisch) specialisme(n); naam wetenschappelijke vereniging)
4. Communicatiegegevens (telefoonnummers (mobiel) privé; email privé)
5. Administratiegegevens ((uniek)lidmaatschapsnummer; bankgegevens)
Doeleinden van de gegevensverwerking
 
SOVAF verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:  
 
1. Voor het voeren van een administratie van SOVAF en ten behoeve van het realiseren van de statutaire doelstellingen van SOVAF.
2. Om contact te kunnen onderhouden met en tussen de deelnemers.
3. Om informatie omtrent (collectieve) producten en diensten van of vanuit SOVAF toe te sturen welke van belang kunnen zijn voor de deelnemers, waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven, en magazines van de Federatie en/of LAD en/of KNMG toe te zenden
4. Voor historische, statistische, en archiefdoeleinden.
5. Voor het onderhouden, verbeteren en beveiligen van website of andere (digitale) kanalen.
 
Grondslagen van de gegevensverwerking
 
SOVAF waarborgt dat uw persoonsgegevens uitsluitend op rechtmatige gronden worden verwerkt. Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn:
 
1. De verwerking van uw persoonsgegevens is door SOVAF noodzakelijk in het kader van het feit dat u deelnemer bent geworden van SOVAF. Als deelnemer heeft u statutaire rechten en verplichtingen en voor het uitvoeren en waarborgen daarvan is het noodzakelijk dat SOVAF uw persoonsgegevens verwerkt. De verwerkingsgrondslag betreft zodoende de noodzaak tot uitvoering van een overeenkomst die u als deelnemer bent aangegaan met SOVAF.
2. SOVAF verwerkt uw gegevens tevens met het oog op gerechtvaardigde belangen van SOVAF en derden. Onder deze gerechtvaardigde belangen moeten in ieder geval worden begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van SOVAF en die derden.
3. Indien SOVAF uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden op de grondslag van uw uitdrukkelijk toestemming.
 
SOVAF maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die is gebaseerd op persoonsgegevens en/of tot stand is gekomen met toepassing van profiling. 
 
3. Met wie delen wij persoonsgegevens?
 
SOVAF gaat discreet en zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zal uw gegevens nooit zonder uw uitdrukkelijke toestemming verstrekken aan derden voor (direct) marketingdoeleinden. SOVAF verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden om haar verplichtingen tegenover u te kunnen voldoen, om ervoor te zorgen dat derden aan hun verplichtingen jegens u kunnen voldoen of omdat SOVAF daartoe wettelijk is gehouden.
 
In dat kader verstrekt SOVAF voor zover nodig uw persoonsgegevens daarom aan de Federatie , de KNMG en de LAD.  Voor de wijze waarop de Federatie, de KNMG en LAD omgaan met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar de privacyverklaringen van deze organisaties.
 
Wij kunnen voorts derden inschakelen die ten behoeve van SOVAF uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden zijn verwerkers van SOVAF en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van SOVAF en voor geen enkel ander doel. Indien SOVAF verwerkers inschakelt zal zij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerkers conform de wet- en regelgeving uw persoonsgegevens verwerkt en SOVAF daaromtrent instructies kan geven aan de verwerker. 
 
Wij verstrekken uw gegevens niet aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.
 
4. Bewaartermijnen
 
Uw gegevens worden in ieder geval opgeslagen gedurende de tijd dat u deelnemer van SOVAF bent. Uw persoonsgegevens worden na het beëindigen van uw deelnemerschap niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt of zolang SOVAF bij wet verplicht is om te doen. Daarna wordt een minimale set van uw persoonsgegevens nog slechts bewaard voor archief- en statistische doeleinden.
 

5. Beveiliging van persoonsgegevens

 
SOVAF treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.
 
Binnen SOVAF kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie noodzakelijkerwijs toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een contractuele geheimhoudingsplicht.
 

6. Voor bezoekers en gebruikers van onze digitale kanalen 

 
SOVAF heeft geen eigen website. Informatie over SOVAF is te vinden via de website van de Federatie. Voor wat betreft de wijze waarop de Federatie op haar websites gebruik maakt van cookies, Google analytics, social media buttons en links naar andere website, verwijzen wij u naar de privacyverklaring van de Federatie.
 

7. Reglement verwerking persoonsgegevens en wijzigingen van ons privacybeleid

 
De Federatie werkt in afstemming met haar leden (de wetenschappelijke verenigingen) aan een Reglement Verwerking Persoonsgegevens (“RVP”) om de jegens elkaar geldende rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden vast te leggen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van de leden en de aangeslotenen.
 
Indien de Federatie en haar leden tot implementatie van een RVP komen, bestaat de mogelijkheid dat SOVAF zich voor wat betreft de wijze waarop zij persoonsgegevens verwerkt, conformeert aan het RVP. In dat geval zal in deze privacyverklaring een verwijzing naar het RVP worden opgenomen.
 
SOVAF kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen conform de daarvoor geldende (statutaire) regelingen en procedures. Indien de wijzigingen voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij deze wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar, bijvoorbeeld door dit op de website bekend te maken.
 
 

8. Uw rechten

 
U heeft het recht SOVAF te verzoeken om:
 
- inzage te geven in uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer),
- uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer) -bij voorkeur via uw  wetenschappelijke vereniging- te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
- uw persoonsgegevens te beperken; en/of
- uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde. 
 
Indien en voor zover SOVAF uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. 
 
Voorts heeft u recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door SOVAF bezwaar te maken. 
 
Wij zullen uw verzoek beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek of bezwaar. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen indien de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen daartoe aanleiding geeft. We zullen u in dat geval informeren. 
 
U heeft tot slot op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
 

9. Contact

 
Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of indien u onjuistheden en/of onvolkomenheden signaleert op websites stellen wij het op erg op prijs als u dit bij ons meldt. U kunt contact met ons opnemen via: ledenbeheer@demedischspecialist.nl.
 
 
Versie: 25 mei 2018