Management Assistent (32 uur p.w.)

Een organisatie in beweging

De Federatie Medisch Specialisten is dé beroepsvereniging voor en door medisch specialisten. Via alle Nederlandse wetenschappelijke verenigingen vertegenwoordigt de Federatie de ruim 20.000 medisch specialisten in Nederland. De Federatie staat voor het behoud van hoge kwaliteit van zorg, veilige zorg, toegankelijke zorg en een stevige positionering van de medisch specialist. Met alle wetenschappelijke verenigingen werkt de Federatie samen op gebied van kwaliteit, beroepsbelangen, opleiding en wetenschap & innovatie.

Het secretariaat, bestaande uit 7 collega’s, is verantwoordelijk voor de onmisbare ondersteuning van het bestuur, de directie en adviseurs. Voor de afdeling beleid (team Kwaliteit) zijn wij op zoek naar een initiatiefrijke, accurate en gestructureerde:

Management Assistent

(32 uur per week)

Je werkzaamheden

  • Beheren van complexe agenda’s van de directeur Kwaliteit en voorzitter Raad Kwaliteit (bestuurslid) en verzorgen van de (inhoudelijke) follow-up van afspraken.
  • Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
  • Voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
  • Uitwerken van stukken zoals notulen en brieven en bewaken van uit vergaderingen voortvloeiende acties en ‘deadlines’.
  • Het eerste aanspreekpunt zijn voor bureaumedewerkers en externen als het zaken voor de voorzitter en/of directeur (van de Raad) Kwaliteit betreft.
  • Verzamelen van informatie en voorbereiden van rapportages en presentaties, archiveren.
  • Redigeren van teksten en beleidsnotities.
  • Screenen van binnenkomende correspondentie en stukken, op verzoek inhoudelijk behandelen van vragen en binnenkomende correspondentie.
  • Ondersteunen bij project- en budgetbeheer.
  • In overleg verzorgen van inhoudelijk uitgaande correspondentie.
  • Vervangen van collega’s van het secretariaat.
  • Samen met een collega, coachend leidinggeven aan het secretariaat en zorgen voor de dagelijkse aansturing.  

Je profiel

Je bent een ervaren professional die meedenkt en het fijn vindt om overzicht te creëren en structuur aan te brengen. Je kan zelfstandig werken, in een omgeving waar je leidinggevenden veelal druk zijn. Het ontzorgen van de mensen voor wie je werkt, vind je een belangrijke zaak. Door je proactieve en klantgerichte houding weten anderen dat jij je afspraken nakomt en probleemoplossend werkt. Je bent in staat om in een politiek dynamische omgeving te werken en hebt geen 9 tot 5 mentaliteit. Je vindt het leuk om samen te werken met mensen binnen en buiten de organisatie en hebt dan ook uitstekende communicatieve vaardigheden.

Hiernaast letten we tijdens de selectie op de volgende punten:

  • Een gedegen secretariële opleiding en minimaal vijf jaar werkervaring in een complexe organisatie;
  • Ervaring met het werken voor leidinggevenden in een bestuurlijke omgeving strekt tot aanbeveling;
  • Leidinggevende ervaring is een pré;
  • Ervaring met het werken in geautomatiseerde systemen;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

De arbeidsvoorwaarden

De Federatie Medisch Specialisten kent een uitstekend pakket van primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering en een tegemoetkoming voor de zorgverzekering. Het salaris voor deze functie is afhankelijk van niveau en ervaring.

Informatie en sollicitatie

Je kunt informatie opvragen over de functie via mevrouw J. Lavue, telefoon 06 20 52 86 69, leidinggevende secretariaat. Je kunt je sollicitatie voor 26 september 2017 mailen aan vacatures@demedischspecialist.nl t.a.v. Tamara van Rossum adviseur P&O, met als onderwerp ‘Management Assistent’. 
Voor informatie over de Federatie Medisch Specialisten verwijzen wij je naar www.demedischspecialist.nl. Van bemiddeling en acquisitie door derden of ZZP-ers wordt geen gebruik gemaakt en hier wordt niet op gereageerd.